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InvInc: elektronische Rechnungen gesetzeskonform verwalten

Für elektronische Rechnungen gelten klare gesetzliche Vorgaben:

  • Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein.
  • Es wird ein innerbetriebliches Kontrollverfahren benötigt, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.
  • Es reicht nicht aus, wenn nur Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitgestellt werden.
  • Der Nachweis ist gemäß § 14b UStG über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren zu erbringen.

Die Software InvInc erfüllt diese Vorgaben zu 100 % und bietet eine komfortable Lösung zur Verarbeitung von E-Mail-Eingangsrechnungen, ohne den Vorsteuerabzug für das Unternehmen zu gefährden. Das Programm überwacht und unterstützt alle relevanten Vorgänge: den Rechnungseingang im E-Mail-Postfach (inklusive einer automatischen Lieferantenerkennung), den Workflow, den Freigabeprozess, die Buchung der Rechnung im Rechnungswesen und die Archivierung. InvInc enthält außerdem den geforderten „verlässlichen Prüfpfad“ und protokolliert jede Änderung an einem Datensatz. Durch die hohe Integration in Rechnungswesen- und ERP-Systeme werden doppelte Eingaben vermieden.

Durch die einfache Anpassung ist fast keine Schulung notwendig, da sich der Anwender sofort wiederfindet.










" Elektronische Rechnungen sind durch das Steuervereinfachungsgesetz zulässig "

Obgleich Verbände, Industrie- und Handelskammern, Softwarehersteller, Archivanbieter und Steuerberater diesen Satz nun häufiger denn je verwenden, ist die Umsetzung in der Praxis schwierig. Die wenigsten der genannten Adressen können zum Thema Verarbeitung von e-mail Eingangsrechnungen praxistaugliche Lösungen erklären oder anbieten.

Hier kommt INVINC ins Spiel. INVINC ist eine kleine Software, die 100% gesetzeskonform die Anforderungen erfüllt, um elektronische Rechnungen per e-mail empfangen zu dürfen, ohne das der Vorsteuerabzug für ein Unternehmen gefährdet ist.

Zusätzlich bietet die Software einen enormen Komfort, da durch hohe Integration in Rechnungswesen- und ERP Systeme doppelte Eingaben vermieden werden.

Besonderheiten

  • Jede Änderung eines Datensatzes wird protokolliert. Die Daten werden somit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren und länger vorgehalten, und lassen sich jederzeit für interne Zwecke als auch für Anfragen des Finanzprüfers durchgängig nachweisen.
  • INVINC arbeitet auf den gängigen Datenbanken MSSQL, MySQL und Oracle.
  • INVINC unterstützt besonders die Nutzung von zwei Bildschirmen, da bei der Verarbeitung von archivierten Dokumenten und e-mail Rechnungen ein zusätzlicher Bildschirm eine enorme Zeitersparnis und eine sehr gute Übersicht bietet.



Auszeichnungen / Referenzberichte:

INNOVATIONSPREIS-IT

REFERENZBERICHT: Firma Wagner GmbH & Co.KG



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